Kemalettin Bey çok yoğun ve büyük bir başarı ile geçen IFES Zirvesi'nin tatlı yoğunluğu altında bizi etkinliğin hazırlık, gelişim ve oluşum sürecini özetleyebilir misiniz?
Öncelikle Belirtmek isterim ki bu bizim için bir hayalin gerçekleşmesiydi .
Hazırlık süreci
IFES Zirvesi nin Türkiye ye getirme fikri 4 yıl öncesine dayanıyor. Bilindiği gibi Dünyada Fuar, Kongre ve Etkinlik sektöründe tedarik ve hizmet sağlayan Dernek ve firmaların Federasyonudur IFES . Her yıl değişik bir ülkede Zirvesini gerçekleştirmekte, üyeleri arasında iletişimi arttırmak ve değişik bir ülkeyi tanımayı hedeflemektedir.
Biz de SSTD olarak gerek ülkemizin tanıtmak gerekse üyelerimize ve sektörümüze fayda sağlamak amacıyla IFES Zirvesini Türkiye’ye getirmeyi çok istiyorduk. Başlangıçta açıkçası bizim için bir hayaldi.
Komite üyesi arkadaşlarımız 2012 Yılında IFES Moskova zirvesinde ilk adaylık çalışmalarına başlamışlar, 2013 Yılında Güney Afrika Cape Town IFES Zirvesin de Türkiye tanıtımı yapmışlardı. SSTD bu aşamada dernek olarak ev sahipliği yapmak üzere karar verip faaliyetlere başladı.
Gelişim
2014 Yılı Hindistan Yeni Delhi de 2016 Zirvesi nin Türkiye de yapılmasına karar verildi.
Bu Kararla birlikte SSTD olarak çalışmalarımıza hız verdik. Önce bir çalışma komitesi oluşturduk. Çalışma komitesi ; Kemalettin Solmaz -Fuar Dizayn ,Ahmet Ballıoğlu-Detay Tasarım, Gökhan Akbulut-Sedef Gurup, Volkan Demirci – Expo Technic den oluştu.
İki Yıl boyunca yoğun bir tanıtım dönemi başladı. Öncelikli olarak IFES Board’ nu İstanbul’da ağırlamamız ve etkinlik mekanları ve organizasyon konusunda İstanbul ‘un alan ve imkanlarını tanıtmamız gerekiyordu.
Bu konuda ICVB ( İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu ) u ile görüşüp işbirliği yaptık. Kendileri bize İstanbul da ki etkinlik alanlarının bize katkı sağlamaları konusunda destek verdiler. Sizlerin aracılığı ile ICVB yetkililerine buradan teşekkür etmek isteriz.
Ayrıca Komite üyelerimiz bu süreçte gerek maddi gerek se emek olarak çok yoğun katkıda bulundular.
Board 3 gün boyunca süren inceleme ve değerlendirmelerinde çok memnun kalmışlardı. ICVB ve destek veren mekan işletmecilerinin destekleri ile tek kelimeyle Onları muhteşem ağırlamıştık. Her şey beklentilerinin çok üzerindeydi . Onları şaşırtmayı başarmıştık. Bu kadarını beklemiyorlardı Bu onları ilk şaşırtmamızdı. Türk gibi başlamıştık …
Şimdi Kararın açıklanacağı 2015 İFES Viyana Zirvesine hazırlanmamız gerekiyordu.
Komite olarak Karar aldık ; çalışmalarımızı değerlendirip süreci sağlıklı bir şekilde yönetmek için her 15 günde bir araya geleceğiz . Katılmayan komite üyesi yemek ısmarlayacak. Bu karar bir miktar kilo almamıza sebep olsa da , toplantıların disiplini açısından çok faydalı oldu diyebiliriz…
Türkiye zirvesi ile ilgili resmi açıklama Viyana da yapılacaktı. Gelecek delegeleri etkileyecek bir program hazırlamalıydık
Öyle de oldu olmayan bütçemizle IFES Viyana zirvesin de stand açtık ilk defa aday bir ülke stand açıyordu. Katılan Tüm delegelere üzerinde ismi yazılı İstanbul manzaralı traventen Plaket hazırladık. Bayıldılar. Zirve son günü İstanbul logolu tişörtlerımızı giyip 4 arkadaş sahneye çıkıp tüm delegeleri toplayıp selfi yaptık. Müthişti bir kez daha şaşırtmıştık onları. Çok hoşlarına gitti bir yıl boyunca sitelerinde İstanbul Zirvesini o fotoğrafla tanıttılar. Artık İstanbul zirvesi kesindi çok mutluyduk hayalimiz gerçek oluyordu.
Etkinliğin Istanbul'da yapılması kararının verilmesinden bu yana maalesef sürekli bir terör gündemi paralelinde geldik bu güne kadar. Bu gündemin düzenleme sürecine yansımalarını özetler misiniz?
2015 Kasım ayına gelmiştik. Her şey hazırdı IFES Board ile son toplantımızı yapıp delege kaydına başladık.
Ülkemizde ve Suriye de yaşananlar delegeleri tedirgin etmeye başlamıştı. Kararlı davranıp kayıt kampanyalarını sürdürdük Ocak 2016 sonu mevcut delegenin % 40 nın kayıt işlemini yapmıştık fena değildi.
Ancak olanlar oldu Ankara ,İstanbul da patlamalar bir anda gidişatı etkiledi. Herşey kötüye doğru gitmeye başladı. Tereddütler oluştu. Kongre iptal olabilirdi. Karalı durduk etkinlik sektörünün zirvesi iptal olur ise bunu yabancılara izah etmek hiç kolay değildi. Herkese tek tek anlattık; Terör sadece Türkiye nin değil Dünyanın Sorunudur. Eğer kongreyi iptal edersek onların amaçlarına ulaşmasını sağlamış oluruz dedik. Gerek Board, gerekse delegeler kendilerince riskli görmelerine rağmen bizlere güvendiler. Kayıtlar tekrar istenilen düzeye ulaştı.
Bir taraftan da Tüm hazırlıklarımızı tamamlamaya çalışıyorduk. Organizasyon da mükemmel olmalıydı.
Dostlarımızı aradık. Tanıtım sponsoru olarak Ace of Mİce tüm imkanlarınızı bize açtı.
Magic Box AV , Lookus Bilişim B2B, Etüd Bilişim Kayıt sistemleri , konusunda sponsor oldular ve Zirvenin başarılı geçmesi için her türlü özveride bulundular. Buradan her birine ayrı ayrı teşekkürlerimizi iletiyorum.
Son günkü veda yemeğinin ardından delegeleri yolcu ederken tümünün yüzünde hoşnutluk, mutluluk ve gülümseme vardı. Çekoslavak delege Jiri Carda "20 yıldır katıldığım tüm IFES Zirvelerinin en iyisi" yorumunu kendi kulaklarımızla duyduk. Bunu nasıl başardınız?
IFES Istanbul World Summit Muhteşem geçti, her şeyden tam not aldı.
IFES Zirvelerine Uzun süredir katılan arkadaşlarımızla yapılan zirvelerin olumlu ve olumsuz yönlerinin değerlendirmelerini yaptık.
İstanbul zirvesinde onlara ne sunacağımıza karar vermeye çalıştık.
Sektörel faaliyetlerimiz konusunda Türkiye ve İstanbul adına farkındalık oluşturmak için neler yapmamız gerektiği konusunda çalışmalar başlattık.
Başlangıçtan bir hafta önce gerek IFES Yönetimi, gerek Board biraz gergindiler. Türkiye İstanbul da Zirveyi gerçekleştirmek için bize güvenip risk almışlardı. Gerek Organizasyon da yaşanacak olası aksaklıklar gerekse İstanbul veya Türkiye de yaşanacak olası bir Terör olayı riski onlarda stres oluşturmuştu.
Ancak biz gerekli hazırlıkları yapmış , Etkinliğin yönetimi sürecinde bu konuda deneyimli Arkadaşımız Oksijen Firması Orhan Elmaslar dan destek istemiştik. Sağ olsun bizi kırmadı tüm ekibiyle Organizasyonu yürütmeye dahil oldu.
Ana etkinlik Alanımız IKM İstanbul Kongre Merkezi idi Başta Genel Müdür sayın Pervin Zeydanlı olmak üzere tüm ekip büyük destek verdiler. Katkılarından dolayı Teşekkür ederiz.
Geçen yıl Viyana da Ana toplantı salonu , cafe break alanı ve work shop alanları birbirinden çok uzak olması dolayısı ile delegeler bir araya gelmekte zorluk çeliyorlardı.
Bunu göz önünde bulundurarak IKM B2 Katında Ana salon ,5 adet Workshop , B2B alanı ve Cafe break alanlarını aynı alanda oluşturduk. Tüm delegeler gün boyu bir arada olması çok faydalı oldu.
Dış alandan içeriye toplantı kayıt desklerine kadar her tarafı branding ve yönlendirmelerle donattık. Katılımcı İnfo standlarını şık bir tasarımda hazırladık cafe break alanı etrafına yerleştirdik. Ana salon ve sahnemiz,B2B salonumuz,work shop alanlarımız hepsi görülmeye değer güzellikteydi.
Kayıt desklerimiz, B2B programı, Ana salon teknik hepsi aksaksız işliyordu. Onları şaşırtmaya devam ediyoruk.
İFES Zirveleri 3 gün ilk gün Kayıt, komite ve board toplantıları yapıldı Akşam Welcome Party için Boğazın en güzel teknelerinden birine Çıktık. Büyülendiler ortam boğaz çok güzeldi. Memnuniyet herkesin yüzünden okunuyordu.
2. Gün AGM , Konuşmacılar ,B2B ,Workshoplar her şey kusursuz işlemeye devam ediyordu. Artık IFES yönetim dahil tüm delegeler mutlu zirvenin tadını çıkarıyorlardı.
Akşam Gala Dinner ı Boğaz Kenarın da Portaxe da yaptık. Yemek alanımız hediyelerimiz her şey en ince detayına kadar çalışmıştık . Herşey süperdi eğleniyor ve çok mutlulardı. En büyük sıkıntımız saat 24.00 te alanı boşaltmak oldu. Kimse gece bitsin istemiyordu.
Biz de komite olarak çok mutluyduk . Her birimiz yıllardır Fuar ,etkinlik ve Kongre sektörü için alt yapı hizmetleri yapıyoruz. Bu sefer kendimiz için Kendi misafirlerimiz için yapıyorduk. Deneyimlerimizi birleştirip kusursuz bir organizasyon çıkarıyorduk. Hepimiz çok mutluyduk.
Deneyimli bir mimarın kendisine ev yapması gibi bir duyguydu bu.
3. Gün konuk konuşmacılarımız Türkiye ve sektörümüz hakkında deneyimlerini paylaştı. B2B ve work shoplar dolu dolu geçti.
Akşam Kervan Saray da onlara bir Türk gecesi yaşattık.
Her şeye mükemmel başlayıp öyle bitirmiştik. Tüm delegeler şimdiye kadar yapılanların en iyisi Istanbul World Summit oldu diyorlardı. Herkes Türk usulü boynumuza sarılıp teşekkür ediyordu.
Hayalimiz gerçek olmuştu Kanada dan Japonya ya kadar tüm delegelere İstanbul ve Türkiye yi tanıtmış bu destinasyonu kullanmaları ve imkanları görmelerini sağlamıştık. Zaten Hedefimiz de buydu.
IFES World Summit organizasyon ve etkinlik çıtasını kalite olarak yukarı kaldırdık. Delegelin de doğal olarak beklentileri öyle olacak. Bundan sonra IFES zirvesine aday ülkelerin işi kolay olmayacak.
Sayın Solmaz gerek bu değerli söyleşi için tarafınıza gerekse özellikle yaşadığımız bu hassas süreçte ürettiğiniz bu başarı hikayesi için başta Düzenleme Komitesi olmak üzere emeği geçen tüm kurum ve kişilere sektörümüz adına teşekkür ederiz. Başarılarınızın devamı dileği ile. |